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成都天投集团流程再造记录公园城市建设档案

  今年春节前夕,习近平总书记在天府新区考察时指出,天府新区是“一带一路”建设和长江经济带发展的重要节点,一定要规划好建设好,特别是要突出公园城市特点,把生态价值考虑进去,努力打造新的增长极,建设内陆开放经济高地。
 
 

2月11日下午,习近平在成都天府新区考察



 

2018年6月23日范锐平书记调研天府新区公园城市建设


  6月23日,省委常委、市委书记范锐平前往天府新区调研并召开座谈会。他强调,要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,全面贯彻落实习近平总书记来川视察重要讲话精神,把握中华民族伟大复兴引领城市崛起时代机遇,主动担当国家级新区建设历史使命,保持定力静气,大胆改革创新,加快形成人城境业和谐统一的大美公园城市形态,为全国新区发展创造可复制可推广的经验。
  成都天府新区投资集团有限公司(简称成都天投集团)成立于2013年8月20日,是经成都市委市政府同意,由天府新区成都管委会批准成立的国有独资公司,也是天府新区成都直管区目前唯一的市级重要国有企业。近年来,成都天投集团相继承担了天府新区骨干路网、科学城立交桥、兴隆湖、西部国际博览城国际展览展示中心、锦江生态带、天府菁蓉中心等一大批省、市重点项目建设任务,完成固定资产投资近千亿元,在推动成都“南拓”战略落地、建设全面体现新发展理念的城市和国家公园城市进程中,形成了大量珍贵的档案资料和新区记忆。
  成都天投集团初创期仅有2名档案专职人员,随着新区项目呈几何级增长,项目档案急剧增多,原有的档案人员和库房设施已不能满足档案工作规范化管理的要求。集团领导班子高度重视,2016年10月开始对档案机构、人员、库房设施进行了优化、完善。
  尤其是2017年4月,成都市档案局联合发改、经信、教育、科技、商务、文广新、旅游等7个部门印发了《关于贯彻落实<四川省产业园区档案管理办法>的实施意见》(成档发﹝2017﹞10号),要求“国家级开发区应建档案馆,集中管理园区基础设施、隐蔽工程档案,管理园区机构、单位的重要档案”。在市档案局的调研指导下,成都天府新区管委会将档案馆建设纳入了领导议事日程,将成都天投集团项目档案用房一并进行了考虑;同时,成都天投集团领导班子在人、财、物等方面加大了对档案工作的投入。截至目前,成都天投集团档案中心专职管理人员达8人,人数是以前的4倍;另外,集团内设机构、各子公司都设有兼职档案工作人员,集团档案库房按照国家规范进行了精心改造,能够满足集团近几年承建项目档案的保管和利用。
  由于建设项目归档责任主体众多、时间跨度大,在项目文件收集工作中,存在收集不及时、移交不主动、久拖不归等情况。一是虽经集团中心档案人员多次催交,各归档责任人仍存在不移交或不回复的情况(如图一),项目文件完成收集移交的时间周期较长(如图二);二是各建设项目归档文件大多分散在各归档责任人手中,相关责任人不主动移交;三是因项目文件收集工作开展较晚,滞后于项目进度较多,项目文件存在收集不齐全、文件质量普遍不高的情况。

 

(图一)
 

 

(图二)

  为了提高项目文件和档案收集的及时度、完整度和准确度,集团档案中心对项目档案工作流程进行了优化再造,变被动为主动、变主动为及时,以“及时收集、主动催归、积极查全、高效追全”的思路,创新项目文件收集管控措施。
  一是建立清单移交方式。为确保项目文件收集的齐全完整性、提高项目文件归档质量、统一项目文件收集整理标准,规范各归档责任人收集、整理、移交工作,降低因人员变动或业务知识匮乏等原因导致的项目文件清理、整改的反复频率,提高项目文件收集移交效率及归档质量,结合集团实际情况,编印《项目档案归档指南》、《项目实施单位项目文件移交指南》,对项目纸质文件、声像文件、照片档案、电子文件归档内容、归档文件质量要求做了清单式列举,对各类归档文件收集、分类、整理、编目、装订等要求通过文字、图片、示例等方式进行了比较直观、详尽的说明,旨在减少同种问题咨询、解决一般性疑问的业务指导,较好地帮助了各归档责任人快速熟悉、掌握项目文件收集整理方法,提高档案归档移交工作效率。
  二是建立限时移交机制。通过集团OA办公系统下发项目档案限时移交归档任务单,按照归档移交责任主体分为项目实施单位和参建单位两类,分类设置移交规范。
  关于项目实施单位的限时移交:结合集团实际情况,将各项目实施单位承建的项目主要分为在建项目和竣工(完工)项目移交。针对在建项目归档文件移交,要求各项目实施单位在各阶段性工作完成后次月完成项目文件归档移交工作,而针对历史已竣工(完工)项目,通过每月定期下发《项目文件归档移交任务》,要求各项目实施单位限时(一般以一个月为限)移交。
  关于参建单位的限时移交:跟进项目建设情况,每月定期下发《项目施工、监理档案移交任务》,规定项目施工、监理档案归档移交时限,并要求项目实施单位督促监督、实时跟踪归档进度,确保各施工、监理单位按时完成项目档案归档移交工作。


 

参加建设项目第一次工地例会

 

  (上图为集团档案中心人员参加项目工地第一次例会,强调档案工作要求)
  三是建立整改确认机制。要求各归档责任主体对归档文件的真实性、完整性负责,对归档文件清单所列文件是否产生、是原件还是复印件、是否符合归档要求等情况逐一进行确认。对项目文件已初步整理需整改或确认的项目,集团档案中心通过下发《项目文件整改确认通知单》,督促项目实施单位及时整改、确认项目文件的齐全完整、按时按质完成归档移交。


 

项目档案现场检查指导


  (上图为现场指导项目档案的收集、归档)
  四是纳入合同结算管理。将参建单位项目档案归档工作纳入合同管理和结算管理,设立项目档案资料专项保证金,强化项目档案工作管控效力,要求项目实施单位严格执行不移交合格档案不办理档案资料质保金支付及结算支付。
  五是实行内部通报机制。每月末,集团及各项目实施单位对项目档案限时移交、整改确认完成情况进行清理总结。集团档案中心将本月完成情况在全公司范围内印发《项目档案工作情况的通报》,对未完成移交的项目还会进行专项内容通报或纳入集团专项督办。
  六是建立内部考核机制。集团及各项目实施单位均建立严格的档案工作考核机制,集团的工作考核机制细化分解到各项目实施单位,各项目实施单位考核机制细化分解到各项目归档责任人。



 

  流程再造和各项管控措施的实施,成都天投集团项目文件收集工作取得明显改进,项目文件收集的及时性、真实性、完整性均得到保证。比如图三所示的项目文件收集移交情况,比流程再造前(图二)有很大的改善。同时,各项目实施单位及各参建单位归档的积极主动性大幅提高,从以往的拖延移交转变成及时主动移交;对于集团档案中心的文件整改确认回复也从之前的0%响应,提升至100%的响应。
  下一步,市档案局还将加大对成都天府新区、成都天投集团的业务指导,促进新区档案的应收尽收、应归尽归,为公园城市建设进程留下详实的档案记忆。

 

 
(文:天投集团、成都市档案局经科处)

发布时间:2018-07-04 15:32:12       阅读次数:

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