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新旧《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》比较与分析

  自2005年四川省政府办公厅印发《四川省档案工作规范化管理办法(试行)》(川办函〔2005〕103号) 以来,企事业单位档案工作在组织管理、档案资源建设、档案利用服务和信息化建设方面取得了可喜成绩。随着时代发展,档案工作发生了巨大变化,省政府办公厅于今年组织修订了《四川省档案工作规范化管理办法》,对比新旧企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准,反映出党和国家对档案工作的新要求,人民群众对档案工作的新期待,特点突出、亮点纷呈。
  一、政策依据更加充分
  《四川省档案工作规范化管理办法》中的《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》(以下简称“新标准”),不仅贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》《科学技术档案工作条例》精神,还依据近年来新颁布的一系列部门规章、规范性文件和标准,推陈出新。贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和省委办公厅、省政府办公厅《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》精神,强化了档案工作机制体制建设,档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设的要求。依据国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,细化了档案收集工作任务。依据《企业档案工作规范》,对档案工作的系统管理进行认定。在业务建设中,明确以《会计档案管理办法》《归档文件整理规则》等最新规章和标准作为行动指南,充分体现了与时俱进的特点。新标准分为“组织管理”“设施设备”“业务建设”“信息化建设”和“开发利用”五个部分,对企业、科技事业单位档案工作进行全面认定。
  二、组织管理更加严格
  组织管理是档案工作的根本保障,是各单位档案工作的基本保障。新标准中对各单位“组织管理”的认定共计20分,比原标准减少2分。共有设立档案工作机构、档案工作集中统一管理、制定档案工作发展规划和年度计划、配备档案人员、建立档案工作责任机制、贯彻执行档案法律法规、建立档案工作制度、开展档案工作监督指导等8个方面的认定内容,14个评分点。与旧标准相比,简化了认定内容,细化了认定细则和评分点。其中,增加了“开展档案工作监督指导”分值,专门针对疏于对下属单位、子公司、分公司档案工作进行监督指导的单位,旨在加强企事业单位对本单位各业务部门及下属单位档案工作的监督、指导和检查,强化系统管理的要求。
  三、设施设备更加齐全
  新标准的设施设备部分共计15分。分为档案用房满足需要、档案馆(室)建设符合要求、档案装具符合标准、配置档案保护设备、配备档案技术设备等5个方面的认定内容,比旧标准减少了3分。在“档案用房满足需要”的认定细则及评分标准中,将原来的库房、阅览室、办公室三分开要求,改为档案库房、阅览室、业务和技术用房、办公室四分开。这是根据《企业档案工作规范》的要求确定的,有利于满足各单位开展档案工作的需求。在“配备档案技术设备”的认定细则及评分标准中,增加配备容灾备份设备、应急电源的要求,这是贯彻国家档案局关于加强档案安全工作的总体要求的具体体现。
  四、业务建设更加扎实
  业务建设部分共计30分,分值减少了10分。包括文件材料归档齐全、完整、准确,归档文件制成材料符合质量要求,制定文件材料归档整理实施细则,档案整理规范,档案交接手续完备,档案柜架、卷盒排放有序,档案保管安全,开展到期档案鉴定、销毁,档案统计及时、准确等9个方面的认定内容。其中,文件材料归档齐全、完整、准确的分值从3.5分增加至9分,明确了对“三重一大”(重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策和大额资金使用)等归档文件材料的归档要求,强化了及时归档、齐全归档,充分体现对档案资源建设的高度重视。增加了制定文件材料归档整理实施细则的认定内容及分值,要求各单位不仅要编制本单位档案分类方案和文件材料归档范围和档案保管期限表,还要制定符合国家或行业标准的档案整理细则,这是档案工作整理规范的基础。新标准减少了3分档案整理工作的认定分值,体现淡化整理、深化检查的工作思路。在档案整理规范认定内容中,更新了依据的国家和行业标准,以各标准的最新版本为准,在认定细则及评分标准中,不再标注版本号。增加了各单位全宗卷的认定要求,各单位要按照《全宗卷规范》(DA/T 12)的要求,建立完善并规范整理全宗卷,纳入国家综合档案馆接收范围的,要形成2套,1套移交国家综合档案馆,一套自行保管。新标准根据企事业单位档案工作的实际,调整了档案安全保管、档案鉴定的分值,将档案现代化管理认定内容转入信息化建设,进行全面认定。
  五、信息化建设新增要求
  信息化建设是档案事业发展的方向和必然趋势,新标准根据国家和行业关于信息化建设的规定和要求,特别增加了信息化建设的认定内容,分值为15分。共分档案信息化建设纳入规划、硬件建设及安全管理符合要求、档案管理系统建设满足需求、数字档案资源建设符合规范等4个方面的认定内容。一是要求各单位将档案信息化纳入单位信息化建设总体规划,对各下属单位档案信息化建设实行统一规划、统一管理、统一制度和统一标准。二是要求硬件建设及安全管理符合要求,强调要建立信息安全管理制度、配置用户权限、配备功能齐全的正版基础软件,确保档案数据和信息系统及其网络平台安全;数字化加工外包要遵循《档案数字化外包安全管理规范》,涉密档案数字化加工时要严格执行相关保密规定。三要建设能满足各类电子档案收集、管理、保存、利用及安全保密等功能需求的档案管理系统,档案管理系统要与各信息系统自动衔接,接收和兼容各信息系统生成的电子文件,实现档案计算机网络管理。四是各种门类、载体电子文件归档要齐全、完整。近3年永久、30年(长期)档案要全部实现电子化或数字化,永久、30年(长期)存量档案全文数字化要分别达到80%、50%以上,数字档案的收集、整理、编目、著录、格式等要符合国家和行业相关标准,纳入同级国家综合档案馆进馆范围的单位的电子文件要符合《电子档案移交与接收办法》要求,要建立全部档案案卷级、文件级目录数据库,实现档案全文检索。
  六、开发利用更加有效
  开发利用部分的分值和原来一样,为20分。包括检索工具满足需要,档案借阅手续完备,提供档案利用及时、准确,档案利用服务形式多样,形成档案编研成果,开展档案宣传,档案利用效果明显等7个方面的认定内容。为充分发挥档案的宣传作用,展示档案工作的文化价值,增加了开展档案宣传的认定内容,要求各单位设立档案陈列室,展示单位发展历程与取得成就,要编辑出版档案选编、举办档案展览、编印档案信息简报、制作电视节目、利用网站宣传档案工作、发行音像制品等。

 

(文:省档案局经科处)

发布时间:2017-12-06 15:23:04       阅读次数:

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